一. 训练题目：有效的会议技巧
二. 课程时数：6小时
三. 参加人员：经理级主管人员
四. 课程大纲：
壹. 会议事前准备与过程步骤分析
(一).会议的问题与目的
●企业内部的运作绩效，首重行政沟通，包括：流程、报表、签呈及会议等方式。其中
尤其以会议较为复杂，它产生的问题有时间不够、信息不全、议题离散、冲突争执、
会后敷衍、问题分歧、决策错误、主持不佳、……等
●开会看似简单，但我们经常发现，很多组织总是不停地开会，却达不成任何结果。
员工一听开会就烦真的一定要以开会的模式来进行吗
●组织高效的会议，须要有周全的会前准备工作。很多会议就是因为缺乏完整
的会前工作，才导致低质量的讨论过程。其实会前的准备工作，并非只是主事者选定
哪些人与会及设定讨论事项而已。
●会前准备工作的作用主要目的
遴选**恰当的讨论方式；使与会者对讨论有清楚的方向可循；清楚地告知与会者应有
何种行为表现；节省时间并减少冲突。
(二).良好会议举办该有的步骤
●厘清开会的目的与要求
●选择开会时间与地点
●选择合适的领导方式
--- ●选择合适的主席并筛选与会者
--- ●向与会者做简报
-- ●选择合适的开会时间与地点
--- ●有效整合会议中的意见
-- ●遴选恰当的会议记录者
- - ●决议**后的工作分配
(三).会议进行没效率常发生的问题总结
●与会人数越多会议往往就越没效率
●时间地点未做详尽的考虑，随意指定开会时间与地点，所以因故不能出席、会议中途
离席、打扰断情形很多
●为不重要的问题陷入争执
●会议时间冗长，**后却没有达成结论
●死气沉沉没有会议活力
●会议主题时常漫无焦点或扯出其他问题
●主席缺乏讨论整合能力，常会导致会中无法达成决议，或有讨论而无决议
●与会者的重要发言及决议都未被正确地记录下来，并在会后未发给与会者
●在讨论完后未作条例式重点总结
●未应察看各执行细目是否都有人负责
●会议记录者未帮助主席查核工作分派的状况
贰.达成会议目标效率安排与管理流程
(一).会议目标的进行流程与障碍排除
●开会的目的与要求
应尽可能以一句话清楚地表述出来。清楚的程度至少要包括：为何开会、谁来开会及
决议何时该执行完毕。
●筛选出恰当的与会者名单
让讨论议题明确化，才决定谁该参加，即可将原本耗费众多人力、物力的会议，精简
成较小型的会议。只要小型会议管理得当，开会的时间会比原来少，且有效
●时间及地点做详尽的考虑
不能随意指定一个开会时间与地点，就要所有人配合，否则因故不能出席的理由便会
接踵而来。较周全的方法是先把与会者对会议的重要性列出来，调查能出席者的共同
时间。若真的很难凑出共同的时间，则允许不能出席者指派代表参加。
●通知名单内的人士到会
通知与会者，向其解释开会目的与请他与会的理由、该准备哪些资料及会议召集人所
期望的会议目标。事先告知与会者可能被询问的问题，请其预先作准备，这对于增进
议事效率有实质性的帮助
●议程设计是高效率会议的开始
无论是临时或固定召开的会议，议程规划都是非常重要的。该书给出了有效会议的标
准议程：（1）厘清并解释问题；（2）分析问题（3）评估各相应对策的标准（4）商议
相应对策（5）遴选可行的对策（6）决议完成
●厘清暨解释问题
正式讨论开始前，把要讨论的问题界定及解释清楚。相反，很多会议一开始就发生了
争辩，使得讨论的焦点模糊；或到**后因时间不够，而草草决议。这样形成的决议往
往是造成更多问题的根源。在分发给与会者的议程表里，也应标明各议题所预计使用
的时间，供主席及与会者遵循。
●决议正确地记录
与会者的重要发言及决议都应被正确地记录下来，并在会后发给与会者。此会议的记
录者，也要能简短扼要并忠实地记录
●决议成开始分配工作
工作分派的状况也应写入会议记录里，并发给与会者。如此可避免日后发生责任归属
的误会或其他问题。这对督促与会者依计划完成既定目标，大有帮助。
(二).未能有效掌控会议时间，会议拖得太长的原因
●与会者对于时间的运用缺乏共识
包括会议没有准时开始、没有按照预定的时间进行议案讨论，以及预计时间不够等
●主席和与会者缺乏有效率的讨论整合能力
主席应时时注意将与会者提出的新意见与讨论过的建议相整合，在必要时可以打断发
言，把各种意见中彼此相符合或相冲突的部分做比较。讨论的议案如果没有适时做整
合，讨论常常就会没完没了。主席归纳整合能力很关键，确认各点是否已达成共识可
能要花相当多的时间，但却能大幅提升决议质量
●与会纪录者能力(**专职纪录勿其他干扰)
就会议控制而言，会议记录者的地位可说是仅次于主席，称职的会议记录者不仅能仔
细倾听发言，而且能准确重述所听到的内容，同时记录各人发言而不失误
(三).主席控场提高会议成效的要领
●要严格遵守会议的开始时间
●要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明
●主席要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者
(四).会议中发言的逻辑能力与讨论控场 (主席在会议进行中要注意如下事项)
注意与会者的沟通互动
●与会者发言内容是否偏离了议题?
●与会者发言内容是否出于个人的利害?
●与会者是否全体人员都专心聆听?
●与会者是否发言者过于集中于某些人呢?
●与会者是否有从头到尾都没有发言过呢?
●与会者是否某个人的发言过于冗长呢?
●应当引导在预定时间内做出结论
●在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间
●应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认
●应当把决议付诸实行的方法理出，加以确认形成共识
(五).会议参与人员必须遵守的讨论规矩(可先打印提前给予)
●发言时不可长篇大论滔滔不绝
●不可从头到尾沉默到底
●不可引用不正确的数据
●不要尽谈些期待性的预测
●不可做人身攻击
●不可打断他人的发言
●不要谈到抽象论或观念论
●不可对发言者吹毛求疵
●不要中途离席
(六).会后事务进度追踪
●会议须注意倾听。仅当需要发表自己见解或被征询意见的时候，进行简洁明确的发言，
不要随意参加与自己无关项目的讨论
●对涉及自己的工作的决策、行动计划要做记录
●阅读备忘录或会议记录，注意那些与你有关的决策和行动计划
●记下与你有关的行动计划的具体细节，包括时间和标准。并对自己的执行加以控制
●有执行问题立刻向上反映
●做好工作时间管理与执行力控制
