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王晓珑

井井有条--高效会务管理

王晓珑 / 商务礼仪专家行政管理训练专家

课程价格: 具体课酬和讲师商量确定

常驻地: 厦门

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课程大纲

课程意义:

您是否每天被包裹于无数会议之中,常常分身乏术?您的公司是否因为会议组织效率低下导致会议效果不佳?面临这样的处境,您是否找到了破解的好方法?本课程**互动式的教学,使参加者在实际演练中获得如下收益:

全面了解成功会议的准备技巧,明确会议中各角色的职责和任务。

改善会议接待流程,提高会议接待流程中的服务意识和服务技巧。

完善会后的任务组织,以顺利达到会议目标,全面提升会议效率。

建立标准化和体系化的会务接待管理体系,有效提升企业整体会务接待水平。

课程特色:课前调研 授课(角色演练、案例分析、互动游戏、竞赛等)

课程时间:2天,6小时/天

课程对象:企业会议管理者及经常组织会议的专业人员

课程大纲:

具备高端会务管理思维

ME/WE/US:《成功会议分享》《成功会务管理因素分析》

什么是会议与活动?

会议、活动的成本计算

讨论:开场会要多少钱?

什么是会务?

  A. 会议的服务

  B. 人性的服务

  C. 锦上添花的协同

案例:《接待奥委会主席博格》

高端商会务管理中的优质客户服务意识

  A、高、中、低规格会务的差别与选择

  B、客户感知四维度

  C、客户感知与客户期望

  D、超越客户期望:个性化与差异性

案例:《如何做VIP背景调查》

  E、根据与会者的不同需求调整重点

  案例:《接待**、胡景涛和温家宝的差别》,《梁振英的耳机》

创新性会议活动组织策划

1、明确目标—5W传播模式

  WHO WHAT WHOM WHAT CHANNEL WHAT EFFECT

  案例:《失败的客户活动》

2、精心设计流程

  A. **个活动--暖场的重要性

  案例:《音频、视频的暖场》

  B. 逻辑清晰、主题鲜明

C.时间设计与把控

  案例:《互动环节的时间把控》

  D. 路线设计与进撤场

  案例:《通畅的运行动线》

  E.设施设备

E.应急处置

案例:《医疗救护、消防应急等》

3、活动组织思路

  A. 温情感人派

  B. 异域风情派

  C.轻松俏皮派

  D.网红出位派

  案例:《那些年我们组织过的活动》

4、活动创新手段

  AI、VR、APP、直播

5、创新思维培养

扩展视角法

逆向思维法

检核表法

6W2H法

组合法

三、高效会议前的准备工作

1. 准备工作的重要性

  A.会议准备的5W1H

  工具:《六何法》

  B.会议准备内容核对单

  C. 会场布置的准备

  D. 主持人的4个准备工作

2. 会前的组织工作

 A.协调时间

 B.拟定议程

 C. 分发通知和相关资料

 讨论:《纸质和电子资料的适用性》

 D. 器材用品的“多备原则”

E.后勤工作的“方便原则”

案例:《会议中的餐饮和茶歇》

3、会议当天之前的准备

  A. 按项检查和测试

  B. 报到手续和资料分

  C. 贵宾的接待

  D.文具和茶点的安排

4、会议接待人员的职业形象

  A. 服装色彩学:

  游戏:《配色高手》

  B. 商务女士为尊重和权威感而穿戴--正装要求及禁忌

  C. 商务男士为政治和影响力而穿戴--穿西装的十大误区

  三一原则、三禁忌、露三白

5、会议接待人员仪容修饰

  A. 魅力女士“妆”出来:职场妆容步骤及要求

  B. 魅力男士“修”出来:修面易忽略的点

  C. 完美造型从“头”开始:发型与职业的匹配

6、会议接待的专业仪态训练

站姿——挺拔端庄美好气质

坐姿——娴静大方体现尊重

走姿——轻盈稳重充满自信

蹲姿——美丽从容体现优雅

鞠躬——恭敬得体热情迎客

手势——优雅明确自信大方

致意——专业礼节体现形象

四、成功会议的会中协同

1.不同会议的座次

情景演练:《会见、会谈的座次图》

2. 会议资料的摆放

案例:《华为会议现场摆放》

会中的环境控制

中场休息

突发状况的应对

6. 活动结束送别礼仪

活动结束流程

结束工作实操

讨论:《末轮效应--会议结束后的任务》

案例:《潍柴动力的会务管理》

小组练习:实际会务场景演练

五、保证会议执行的会后纪要

ME/WE/US: 会议纪要到底记什么?

1.会议记录与会议纪要的区别

案例分析:《行政公文与事务公文》

会议纪要的4大特性

时效性

条理性

结论性

简明性

会议纪要的格式规范

案例:《厦门市政府会议纪要模板》

会议纪要实操

会议纪要的重点:决议 负责人 完成期限

功夫在诗外:写好纪要的秘籍

案例分析:《详细式会议纪要》、《企业常用会议纪要》

练习:《本次培训会议纪要》

案例分析:《我们的会议纪要》

建立高效能会务活动管理体系

1、搭架构—组织架构与分工

  A.组织架构

  负责人、对口人员、礼宾人员、随从人员

  B.分工任务

  活动资料、场地、环境、茶歇等

  案例:《北京某活动分工架构》、《厦大EDP活动工作组分工》

2、建机制—梳理标准化流程

A.活动信息

  B.人员信息

  C.现场布置

  D.餐饮住宿

  E.会中支持

  F.参观接送

  G.结束任务

  案例:《会场检核表》、《金茂集团会务经验》、《参观流程》、《制定餐饮茶歇方案》、《金砖会议的VIP流程和应急预案》

3、全演练—保证会务活动的成功

  A. 全流程演练

  B. 全要素演练

  C. 总结提升

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